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Mitgliederverwaltung,
die zur Organisation passt.

Excel-Tabellen, E-Mail-Chaos und manuelle Prozesse – das war gestern. Für das Business Excellence Forum entstand eine webbasierte Lösung, die Mitglieder, Events und Kommunikation an einem Ort vereint.

Keine Installation nötig Regionale Rollen & Rechte Integriertes Eventmanagement Mitglieder-Selbstservice
Unverbindlich anfragen

Die Herausforderung

Das Business Excellence Forum (BEF) ist ein überregionales Netzwerk mit mehreren regionalen Sektionen – und stand vor Anforderungen, die kein Standard-Tool vollständig erfüllen konnte.

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Mitglieder-Selbstservice

Mitglieder sollten ihre eigenen Daten selbst pflegen können – ohne jedes Mal die Administration zu bemühen.

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Regionale Trennung

Regionale Admins brauchen Zugriff auf ihre Region – und genau auf diese. Gleichzeitig soll das Netzwerk als Ganzes sichtbar bleiben.

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Events & Gäste

Events sollten digital geplant, kommuniziert und verwaltet werden – inklusive öffentlicher Registrierung für externe Gäste ohne Login.

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Personalisierte Kommunikation

Einladungen, Erinnerungen und Bestätigungen sollten direkt aus dem System versendbar sein – mit individuellem Inhalt pro Empfänger.

Funktionen im Überblick

Fünf Kernbereiche, die das System abdeckt – vollständig integriert, kein Drittanbieter nötig.

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Mitgliederverwaltung

  • Vollständige Mitgliederprofile mit Foto, Kontaktdaten, Firma und Funktion
  • Status-System: Bewerber → Aktiv → Inaktiv → Ausgetreten
  • Freie Tags & Kategorisierung – werden automatisch angelegt beim ersten Einsatz
  • Automatische Mitgliedsnummern pro Region (z.B. R01-00042)
  • Datenschutz-Modus: jedes Mitglied entscheidet selbst, was sichtbar ist
  • Export als CSV oder Excel für Serienbriefe und Buchhaltung
  • Gäste aus öffentlichen Events mit einem Klick in Mitglieder umwandeln
🗂️

Regionen & Rollen

  • Super-Admin verwaltet alle Regionen, alle Mitglieder, alle Events
  • Regions-Admin verwaltet seine Region: Events, Einladungen, E-Mails
  • Mitgliederverzeichnis für alle Regionen einsehbar – Networking funktioniert netzwerkweit
  • Mitglied kann gleichzeitig in mehreren Regionen und Admin in einer Region sein
📅

Eventmanagement

  • Events mit bis zu zwei möglichen Terminen – Mitglieder wählen, Admin bestätigt
  • Anmeldefrist: automatische Frist für An- und Abmeldung
  • Öffentliche Events: externe Gäste registrieren sich ohne Login
  • Magic Links: persönlicher Link per E-Mail – kein Login nötig, kein Passwort
  • Teilnehmerlisten in Echtzeit – Mitglieder und Gäste, angemeldet und abgemeldet
  • Export der Teilnehmerlisten als CSV oder Excel
  • Kalenderansicht im Mitgliederbereich – Events im Monatsraster
📧

E-Mail-Kommunikation

  • Einladungen an Regionsmitglieder mit persönlichem Magic Link
  • Erinnerungen vor dem Event – an alle oder nur Angemeldete
  • Terminbestätigungen werden automatisch versandt, sobald der Termin feststeht
  • WYSIWYG-Editor: E-Mails visuell gestalten, kein HTML-Wissen nötig
  • Vorlagensystem: wiederverwendbare HTML-Vorlagen pro Region oder global
  • Platzhalter wie {VORNAME}, {TERMIN1}, {ANMELDELINK} werden automatisch ersetzt
  • Outlook-kompatibel: funktioniert korrekt in allen gängigen E-Mail-Clients
👤

Mitglieder-Selbstservice

  • Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum selbst bearbeiten
  • Profilbild hochladen – wird automatisch zugeschnitten und als Thumbnail gespeichert
  • LinkedIn & Facebook verlinken – für ein vollständiges Netzwerkprofil
  • Tags & Schlagwörter selbst vergeben – mit Autocomplete aus bestehenden Tags
  • Datenschutz-Schalter: ein Klick entscheidet, was im Verzeichnis sichtbar ist
  • Passwort selbst ändern, sicherer Reset-Link per E-Mail (gültig 1 Stunde)
  • Dashboard mit persönlichem Status, nächsten Events und Mitgliederverzeichnis

Einblick ins System

So sieht die Mitgliederverwaltung im Alltag aus.

Admin-Übersicht der Mitgliederverwaltung

Admin-Übersicht – alle Bereiche auf einen Blick

Mitgliederliste mit Status-Badge, Tags und Regionen

Mitgliederliste – gefiltert, durchsuchbar, exportierbar

Eventliste mit Status-Badges und Teilnehmerzahl

Eventmanagement – von der Planung bis zur Teilnehmerliste

WYSIWYG-E-Mail-Editor mit Vorlagenauswahl

E-Mail-Editor – visuell gestalten, mit Platzhaltern personalisieren

Mitglieder-Profilseite mit Foto, Tags und Datenschutz-Schalter

Mitglieder-Profil – Selbstservice ohne Admin-Hilfe

Mitglieder-Dashboard mit Events und Verzeichnis

Mitglieder-Ansicht – Dashboard und Verzeichnis

Kalenderansicht mit farbigen Event-Chips im Monatsraster

Kalenderansicht – Events auf einen Blick

Für wen passt das?

Das System wurde für das BEF entwickelt – aber die Struktur passt für alle Organisationen, die Mitglieder, Events und Kommunikation digital und einfach verwalten wollen.

Verbände & Netzwerke

Regionale Strukturen, verschiedene Admins, ein gemeinsames Verzeichnis. Mitglieder bleiben informiert, Regionen arbeiten eigenständig.

Vereine

Mitgliederliste statt Excel, Events statt Papierformulare, E-Mails statt Einzelnachrichten. Kein Wissen geht verloren, wenn der Vorstand wechselt.

Business-Netzwerke

Mitgliederverzeichnis mit Foto und Kurzprofil, Events mit öffentlicher Gästeregistrierung, personalisierte Kommunikation – alles aus einem System.

Das Ergebnis beim BEF

Das Business Excellence Forum verfügt heute über ein System, das den gesamten Verwaltungsaufwand für Mitglieder und Events digital abbildet – ohne externe Tools, ohne Excel-Chaos, ohne manuelle E-Mail-Kampagnen.

Regionale Admins arbeiten eigenständig in ihrer Region, haben aber gleichzeitig Einblick in das gesamte Netzwerk. Mitglieder pflegen ihre Daten selbst und bleiben mit minimalem Aufwand über Events informiert.

In einem ersten Schritt läuft das System beim BEF St. Gallen. Die Mehrregionen-Struktur ist von Anfang an eingebaut – weitere Sektionen können jederzeit integriert werden, ohne dass etwas neu gebaut werden muss.

Technisch schlank – maximal flexibel

Das System läuft auf jedem handelsüblichen Webserver. Keine aufgeblähten Abhängigkeiten, kein Vendor-Lock-in. Es lässt sich auf einer eigenen Domain, einer Subdomain oder in einem Unterordner einer bestehenden Website betreiben. Struktur, Felder, Vorlagen und Regionen sind vollständig anpassbar – und können für ähnliche Organisationen mit überschaubarem Aufwand adaptiert werden.

Du führst einen Verein, Verband oder ein Netzwerk?

Erkennst du dich in den Herausforderungen wieder? Lass uns sprechen – gemeinsam finden wir heraus, ob und wie ein ähnliches System für deine Organisation Sinn macht.

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